Att kommunicera med medarbetare i en hybrid arbetsmiljö är svårare än kommunikation i en grupp där alla alltid är på kontoret. Eller, som under pandemin, där alla arbetar på distans. När gruppen ständigt växlar mellan fysisk och digital närvaro, behöver det finnas system, processer och etablerade kanaler som når alla, oavsett fysisk placering.
Det är både mänskligt och vanligt att kommunikationen fokuseras på dem som fysiskt finns i närheten. Därför glömmer vi dem som är lika närvarande i den digitala arbetsplatsen. För att undvika detta och möjliggöra framgångsrik kommunikation i en hybrid miljö krävs lösningar som är inkluderande.
Kommunicera både fysiskt och digitalt
Inkludera alltid alla. Det finns alltid en risk att de som arbetar på distans blir åsidosatta. Ha därför inga oplanerade fysiska möten, utan ta för vana att alltid boka mötena digitalt, så att alla i gruppen har möjlighet att delta.
Överkommunicera. Behovet av planerad och strukturerad kommunikation är större i en hybrid jämfört med en kontorsbunden organisation. Det handlar därför om allt från att planera in regelbundna grupp- och enskilda onlinemöten till att dagligen informera om grupp- eller verksamhetsrelaterade händelser. När alla sitter tillsammans uppstår en kollegial osynlig kommunikation som binder teamet och skapar samhörighet. Dessutom har det informella kaffepratet stor betydelse för motivationen och kulturen.
Uppföljning och återkoppling
Ta regelbundet pulsen på varje medarbetare och arbetsgrupp. I en hybrid arbetsmiljö finns det en större risk för dolda hälsoproblem, alienation och minskat engagemang. Skapa därför förutsättningar för att regelbundet undersöka hur medarbetarna mår och om de är motiverade och känner sig delaktiga. I mindre organisationer kan det förstås göras genom enskilda samtal, men i större kan du enkelt distribuera och följa upp medarbetarenkäter.
Hantera arbetsuppgifter och förväntningar på ett effektivt, tydligt och motiverande sätt. Möjligheten att ”ta en sväng förbi en kollegas arbetsbord” är begränsat i en hybrid miljö. Därför är det viktigt att vara tydlig vid tilldelningen av arbetsuppgifter. Det handlar om att specificera utförande, omfattning, kvalitet, leverans och rapportering, men också att som ledare följa upp och återkoppla. Annars kroknar till slut även den mest engagerade medarbetaren.
Fokusera på resultat, inte tid och processer. För att få en hybrid arbetsplats att fungera måste mindre fokus läggas på arbetstid och processer. Resultat och kvalitet är egentligen den enda som räknas. Inte när eller hur medarbetarna utför sina arbetsuppgifter. Möjliggör för dagliga avstämningar digitalt. Se också till att det är enkelt för medarbetarna att hitta processbeskrivningar, verktyg, information och dokument samt kompetens som de kan behöva.